AREA DATI “IMMAGINI”- APS COLORE: INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI FORNITI – Reg2_sezione6.5_ v.15_11_2020

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e del d.lgs. 196/2003 (Codice Privacy), in relazione ai dati personali di cui APS Colore entrerà nella disponibilità in ragione della sua frequentazione o partecipazione alle attività, ai servizi od agli od eventi promossi da APS Colore, Le comunichiamo quanto segue.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI E RECAPITI:

Titolare del Trattamento dei dati è APS Colore, identificabile nella figura del Presidente Pro-tempore, domiciliato per la carica in Via Moncucco 29, 20142 Milano e che potrà essere contatto al numero di telefono 0289539954 o via email all’indirizzo privacy@associazionecolore.it.

LUOGO e MODALITÀ DEL TRATTAMENTO E TIPOLOGIA DEI DATI TRATTATI, CATEGORIE DEGLI INTERESSATI:

Il trattamento dei dati viene svolto dal Titolare e/o dai soggetti designati al trattamento sotto la responsabilità del Titolare del trattamento (ex art. 2 quaterdecies d.l, 101/2018), presso la sede di APS Colore o da remoto nel rispetto dei principi di correttezza, liceità e trasparenza previsti dal GDPR e dal novellato Codice Privacy garantendo l’integrità e riservatezza dei dati e con la piena tutela dei diritti degli interessati.

La raccolta dei dati avviene attraverso l’acquisizione di immagini con foto e video camere, o altri strumenti elettronici, avvenuta durante lo svolgimento delle attività promosse da APS Colore, ed il loro trattamento mediante supporti cartacei (stampe) o di memoria digitale, quindi con l’ausilio di mezzi informatici e telematici.

La tipologia dei dati personali trattati riguardano unicamente le immagini della persona (foto e/o video) e delle cose presenti nel raggio d’azione dei macchinari con le quali vengono scattate/registrate.

Nella piena osservanza del disposto dell’art.5 GDPR la raccolta dei dati avviene presso gli interessati, di seguito indicati per categorie:

• Partecipanti: Tutte le categorie degli interessati che partecipano attivamente o passivamente alle iniziative ed ai servizi proposti da APS Colore
• Frequentatori: Tutte le categorie degli interessati (Soci, Soci Volontari e tutte le categorie dei Terzi) che accedono alla sede

Si rimandano inoltre gli interessati alle informative specifiche per quanto concerne il trattamento:

• dei dati relativi ai rapporti generali che intercorrono con APS Colore (Informativa – Area Dati: Generale);

ATTENZIONE: per il periodo indicato dalle Autorità competenti, durante il quale sarà necessario il trattamento dei dati personali per il contrasto e il contenimento del Covid–19, si rimandano tutti gli interessati che accedono o intendono accedere alla sede Associativa (Frequentatori), all’Informativa – Area Dati: Prevenzione contagio Covid-19)

FINALITÀ:

Il trattamento dei dati personali ha lo scopo generale di realizzare immagini e materiali idonei che possano raccontare la storia, le attività istituzionali e la vita associativa, documentarne la realizzazione e destinarla ad uso di comunicazione, utilità e promozione sociale volta al conseguimento del più generale scopo associativo, degli obblighi statutari e delle finalità istituzionali. Per la realizzazione di tale finalità generale i dati saranno trattati per le seguenti finalità specifiche:

1. Elaborazione di brochure, organigrammi e dépliant
2. Campagne di sensibilizzazione per progetti o tematiche di interesse
3. Realizzazione di mostre fotografiche e video
4. Materiali per raccolte pubbliche di fondi (es. gadget, libri, calendari).
5. Eventuale pubblicazione su sito ufficiale e/o sui social network a cui è iscritta APS Colore (es. Facebook).
6. Archiviazione e documentazione della storia associativa: attività, progetti e servizi intrapresi ed
7. Creare e rendere visibili in sede, nella documentazione prodotta a fini relazionali e sul sito web di APS Colore organigrammi e compagini sociali comprensive degli interessati soci-volontari, soci che ricoprono cariche istituzionali, ed eventuali terzi partecipanti attivi che contribuiscono in qualche forma e modo al conseguimento delle finalità

BASE GIURIDICA DEI DATI TRATTATI:

I dati personali saranno oggetto di trattamento, in conformità alle condizioni per la liceità del trattamento sulla base del legittimo interesse di cui all’art. 6, 1°comma, lett. f) del Regolamento (UE) 2016/679, per finalità indicate nella presente informativa.

In conformità al Considerando 47, 48 e 113 del GDPR, il Titolare del trattamento ha attentamente effettuato una valutazione relativa al bilanciamento dei propri interessi (indicati ed espressi nelle finalità dell’informativa) e i diritti e le libertà fondamentali dei soggetti partecipanti alle attività e sottoposti alle attività di trattamento (soci, soci-volontari e terzi).

Considerato che la natura dei rapporti intercorrenti e delle relazioni tra APS Colore (Titolare) ed i soci, i soci-volontari ed i terzi che avvengono durante la vita associativa è basata su una relazione pertinente e appropriata di reciproco interesse spontaneo e condiviso.

Considerato con particolare attenzione la natura dei dati personali, che non sono particolari, ma che vanno comunque trattati con prudenza e attenzione, la finalità (indicata nell’informativa e che non è commerciale o di marketing) e la durata del trattamento, determinate unicamente dagli obiettivi associativi generali di APS Colore (quindi finalizzate ad un interesse generale, sociale, ricreativo e culturale di cui lo stesso interessato fruisce e beneficia), considerato il tipo di trattamenti proposti, che sono minimizzati rispetto alle finalità, nonché di offrire garanzie adeguate per la tutela dei diritti e delle libertà fondamentali delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei loro dati personali ed alla loro destinazione, preoccupandosi di utilizzare una cautela istituzionale di fondo e di base.

Considerato che il Titolare adotta misure informative e si assicura costantemente della presenza di una quantità e visibilità inequivocabile di avvisi specifici affissi permanentemente in sede che avvertono i frequentatori dell’eventualità che durante le attività possano essere effettuate riprese e/o scattate fotografie e che tali avvisi siano presenti sul sito web di APS Colore, sui suoi social network ed eventualmente su altri mezzi di comunicazione (volantini, brochure, calendario online sul sito, regolamento interno etc.). Considerato che è nell’interesse del Titolare stesso di ottenere unicamente dati forniti consapevolmente e per scelta dell’interessato, in una situazione associativa di condivisione dove l’interesse non è di sviluppare una comunicazione o un rapporto vissuto come “obbligato” ma di favorire l’adesione spontanea e libera alla partecipazione e al conseguimento delle finalità associative.

Considerato che prima di procedere ad acquisire immagini la presente informativa è affissa e disponibile agli interessati in copia e che nel corso di eventi significativi e caratteristici di APS Colore gli interessati vengono avvisati verbalmente dagli autorizzati/designati al trattamento di quali siano le essenziali finalità dell’acquisizione delle immagini e i basilari diritti dell’interessato, e che a tal fine viene spesso utilizzato il microfono. Considerato che Titolare fornisce agli interessati la concreta ed effettiva possibilità di opporsi, immediatamente presso il luogo dove avviene l’attività e l’acquisizione delle immagini o successivamente, al trattamento delle loro immagini, rivolgendosi ai responsabili designati ed ai volontari, quindi scrivendo a privacy@associazionecolore.it. L’opposizione al trattamento non impedisce la partecipazione all’iniziativa.

Considerato che alla luce del bilanciamento di interessi effettuato, del livello di rilevanza delle attività svolte e documentate e tenuto conto delle misure informative adottate dal Titolare, si ritiene che i partecipanti e frequentatori delle attività promosse da APS Colore o aspiranti tali e gli interessati in generale, possano ragionevolmente attendersi ed essere consapevoli che, occasionalmente, anche solo incidentalmente, nell’ambito della realizzazione di fatti e avvenimenti aperti anche al pubblico ed attuati per il conseguimento gli obiettivi istituzionali dello statuto, possano essere oggetto di riprese video e foto e che tali immagini possano essere diffuse anche tramite i mezzi di comunicazione (siti web e social networks) propri del Titolare.

Tutto ciò considerato si ritiene che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato.

NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI (EVENTUALE OBBLIGO  DELLA COMUNICAZIONE DEI DATI E CONSEGUENZE):

Il consenso al trattamento delle immagini e dei dati non è obbligatorio e nel rispetto e bilanciamento dei contrapposti interessi ex artt. 6 lett. f e 13 1°comma lett. d GDPR l’interessato potrà limitarne la finalità mediante comunicazione preventiva o successiva, quindi procedere alla richiesta di cancellazione delle immagini, al titolare o ai soggetti designati – nominati dallo stesso – senza che ciò comporti la sua esclusione dalla partecipazione all’attività, che potrebbe essere limitata unicament durante le fasi di acquisizione delle immagini.

I DESTINATARI DEI DATI PERSONALI:

Nello specifico i dati raccolti per il conseguimento delle finalità suesposte saranno trasmessi oltre ai soggetti designati al trattamento sotto la responsabilità del Titolare del trattamento (ex art. 2 quaterdecies d.l, 101/2018), sul server del sito web di APS Colore (su territorio UE), se, quando e ove necessario a enti istituzionali e privati, alle società fornitrici del servizio di gestione della mailing list, potranno essere inoltre visibili ai partecipanti e frequentatori nel corso di mostre fotografiche o proiezioni video, quindi potrebbero essere trasmessi alle stamperie fornitrici di servizi di cui il titolare si avvale. I soggetti esterni effettueranno le attività di trattamento dati in qualità di responsabili del trattamento dati (art 28 GDPR) o autonomi Titolari, secondo quanto stabilito nei contratti di designazione, attenendosi alle istruzioni impartite dal titolare o relativamente alla natura del trattamento.

Per le finalità indicate nella presente informativa alcuni dei dati trattati potrebbero essere trasmessi a società fornitrici di servizi/piattaforme digitali e online di cui APS Colore si avvale (tra cui l’email con estensione @apscolore.org) e quindi trattati su server esterni di loro proprietà. Tali server esterni potrebbero trovarsi in paesi extra UE in virtù sia delle clausole contrattuali standard (SCC), sia dell’assenza di una comunicazione al Titolare da parte dei fornitori esportatori inerente l’impossibilità da parte degli stessi di poterle rispettare. Il Titolare nella misura delle responsabilità che gli competono, monitora le certificazioni e le modalità con cui i fornitori di tali servizi agiscono in qualità di responsabili dei dati per garantire che tali clausole esistano e siano in grado di garantire il rispetto di un livello di protezione sostanzialmente equivalente a quello garantito dal GDPR, così come previsto dalla normativa attuale. Per ogni specifica e informazione a riguardo rivolgersi al Titolare del trattamento.

Da parte di APS Colore i dati non verranno comunicati a terze parti per finalità ulteriori a quelle indicate e non saranno soggetti a processi decisionali interamente automatizzati, ivi compresa la profilazione, per la quale l’interessato ha diritto di opporsi ex art.21 GDPR.

Ai sensi e per gli effetti dell’art. 31 GDPR, fatti salvi altri eventuali obblighi di legge, APS Colore potrà comunicare o diffondere i dati oggetto del trattamento nell’adempimento ad ordini impartiti da Pubbliche Autorità e/o Organismi di Vigilanza.

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI:

I dati trattati saranno conservati per un arco di tempo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità indicate per le quali vengono trattati. Le immagini sui social network saranno tenuti per massimo 10 anni. Tutte le immagini (in formato digitale o cartaceo) dell’organizzazione saranno conservate per anni 10 a decorrere dalla loro acquisizione, sono escluse quelle utili, significative e funzionali alla finalità di archiviazione storica documentale che saranno conservate fintanto che saranno utili a tale scopo e potrebbero permanere anche sul sito web di APS Colore. Tali immagini “storiche” non saranno ovviamente conservate oltre l’eventuale richiesta di cancellazione da parte dell’interessato. Le immagini presenti negli strumenti utilizzati per l’acquisizione di video e foto vengono conservate per massimo di 30 giorni. I dati personali trattati e presenti nei contenuti delle email inviate o ricevute da APS Colore e riconducibili alla presente Area Dati, non saranno conservati oltre 1 mese sul server dedicato alla gestione delle email I dati saranno quindi conservati per il tempo in cui l’APS Colore sia soggetta a obblighi di conservazione per altre finalità previste da norme di legge o regolamento, quindi per adempiere ad ordini impartiti da Pubbliche Autorità e/o Organismi di Vigilanza.

DIRITTI DELL’INTERESSATO:

L’interessato, gode di una serie di diritti volti a tutelare la sua persona, nonché la liceità e correttezza del trattamento dei dati, tra cui:

• diritto di accesso ai propri dati personali ed alle informazioni relative agli stessi
• diritto di rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti
• diritto di cancellazione (“diritto all’oblio”) dei dati personali che lo riguardano (al verificarsi di una delle condizioni indicate nell’art. 17, paragrafo 1 del GDPR e nel rispetto delle eccezioni previste nel paragrafo 3 dello stesso articolo)
• diritto di limitazione di trattamento dei propri dati personali al verificarsi di una delle condizioni indicate nell’art. 17, paragrafo 1 del GDPR e nel rispetto delle eccezioni previste nel paragrafo 3 dello stesso articolo
• diritto alla portabilità dei dati nelle ipotesi in cui la base giuridica del trattamento sia il contratto o il consenso, e lo stesso sia effettuato con mezzi automatizzati, in un formato strutturato e leggibile su supporto automatico anche al fine di comunicare tali dati ad un altro titolare del trattamento;
• diritto alla limitazione del trattamento dei suoi dati personali, al ricorrere di una delle ipotesi indicate nell’art. 18, paragrafo 1 del GDPR o di opporsi al ricorrere di situazioni particolari personali, quindi nei casi indicati nell’articolo 21 del
• diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, limitatamente alle ipotesi in cui il trattamento sia basato sul suo consenso per una o più specifiche finalità e riguardi dati personali comuni (ad esempio data e luogo di nascita o luogo di residenza), oppure particolari categorie di dati (ad esempio dati che rivelano l’origine razziale, le opinioni politiche, le convinzioni religiose, lo stato di salute o la vita sessuale). Il trattamento basato sul consenso ed effettuato antecedentemente alla revoca dello stesso conserva, comunque, la sua liceità;
• proporre reclamo a un’autorità di controllo (Autorità Garante per la protezione dei dati personali Piazza di Monte Citorio, 121 – 00186 Roma – garanteprivacy.it).

Per l’esercizio e la tutela dei vostri diritti, per ogni ulteriore informazione e per ottenere l’informativa estesa e dettagliata, è possibile rivolgersi al Titolare del trattamento dati chiamando il numero 0289539954 o scrivendo a privacy@associazionecolore.it