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AREA DATI “SOCI E SOCI-VOLONTARI” – APS COLORE: INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI FORNITI – Reg2_sezione6.2_ v.15_11_2020

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e del d.lgs. 196/2003 (Codice Privacy), in relazione ai dati personali di cui APS Colore entrerà nella disponibilità in ragione della richiesta per divenire socio o volontario dell’APS Colore, Le comunichiamo quanto segue.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI E RECAPITI:

Titolare del Trattamento dei dati è APS Colore, identificabile nella figura del Presidente Pro-tempore, domiciliato per la carica in Via Moncucco 29, 20142 Milano e che potrà essere contatto al numero di telefono 0289539954 o via email all’indirizzo privacy@associazionecolore.it.

LUOGO e MODALITÀ DEL TRATTAMENTO, TIPOLOGIA DEI DATI TRATTATI e CATEGORIE DEGLI INTERESSATI:

Il trattamento dei dati viene svolto dal Titolare e/o dai soggetti designati al trattamento sotto la responsabilità del Titolare del trattamento (ex art. 2 quaterdecies d.l, 101/2018), presso la sede di APS Colore o da remoto nel rispetto dei principi di correttezza, liceità e trasparenza previsti dal GDPR e dal novellato Codice Privacy garantendo l’integrità e riservatezza dei dati e con la piena tutela dei diritti degli interessati.

La raccolta dei dati avviene attraverso un modulo cartaceo specifico (richiesta per divenire socio e socio- volontario) ed il loro trattamento mediante supporti cartacei e con l’ausilio di mezzi informatici e telematici.

La tipologia dei dati personali richiesti riguardano dati identificativi diretti (es. nome, cognome, residenza, luogo di nascita), indiretti (codice fiscale) e relativi a comunicazioni elettroniche (telefono e email).

Nella piena osservanza del disposto dell’art.5 GDPR la raccolta dei dati avviene presso gli interessati, di seguito indicati per categorie:

  • Soci: sono gli interessati la cui richiesta di associarsi è stata approvata dal CDA e che sono inseriti nell’albo soci, i soci possono divenire
  • Soci-Volontari: sono gli interessati associati che hanno avanzato richiesta di svolgere attività di volontariato, sono inseriti nell’albo dei Soci-Volontari.

Si rimandano inoltre gli interessati alle informative specifiche per quanto concerne il trattamento:

  • dei dati relativi ai rapporti generali che intercorrono con APS Colore (Informativa – Area Dati: Generale);
  • dei dati relativi ai rapporti lavorativi, cui sono interessati coloro che hanno rapporti lavorativi in essere con il Titolare, (Informativa – Area Dati: Rapporti Lavorativi);
  • dei dati relativi all’iscrizione alla mailing list esterna, cui sono interessati coloro che vi si iscrivono; (Informativa – Area Dati: Mailing List Esterna);
  • dei dati relativi alle immagini, cui sono interessati tutti i Partecipanti alle attività ed i Frequentatori (Informativa – Area Dati: Immagini);
  • dei dati acquisiti attraverso il sistema di video sorveglianza cui sono interessati tutti i Frequentatori della sede associativa (Informativa – Area Dati: Videosorveglianza),;
  • dei dati acquisiti attraverso il sito web di APS Colore e i social network cui sono interessati coloro che li visitano online: Utenti web (Informativa – Area Dati: Web Privacy).

ATTENZIONE: per il periodo indicato dalle Autorità competenti, durante il quale sarà necessario il trattamento dei dati personali per il contrasto e il contenimento del Covid19, si rimandano tutti gli interessati che accedono o intendono accedere alla sede Associativa (Frequentatori), allInformativa Area Dati: Prevenzione contagio Covid19)

FINALITÀ:

I dati sono trattati per l’avvio, la gestione e lo sviluppo dei rapporti associativi e di volontariato volti al conseguimento del più generale scopo associativo, degli obblighi statutari e delle finalità istituzionali. Per la realizzazione di tale finalità generale i dati saranno trattati per le seguenti finalità specifiche:

  1. Procedere alla raccolta dei dati necessari all’avvio della procedura per l’instaurazione del rapporto associativo e di volontariato.
  2. Valutazione e approvazione del consiglio direttivo della domanda per divenire soci o soci-volontari.
  3. Inserimento, aggiornamento e gestione dell’albo soci, quindi degli elenchi dei soci-volontari.
  4. Rendere visibili in sede le assemblee dei soci e del consiglio direttivo comprensive dell’elenco dei presenti, quindi dei soci che hanno cariche sociali.
  5. Reperire informazioni inerenti e utili al conseguimento delle attività associative e di volontariato ed alla loro relazione.
  6. Avviare comunicazioni (via telefono e email, oppure tramite applicativi ufficiali di APS Colore di messaggistica e chat oppure piattaforme online che offrono servizi per le per le videoconferenze e/o altri strumenti di videocomunicazione) rilevanti e necessarie ai doveri istituzionali ed alla definizione del rapporto associativo e di volontariato, quindi delle modalità con cui esso si sviluppa, che avverranno direttamente con l’interessato anche attraverso Mailing List Interne e riguarderanno ad esempio: convocazioni assembleari, aggiornamento quote associative, avvisi e informative istituzionali, Assemblee del CDA, dei SOCI, comunicazioni del Consiglio Direttivo o del Presidente e di loro incaricati, etc.
  7. I dati saranno trattati per ogni altra finalità direttamente o indirettamente riconducibile allo statuto o al regolamento di APS Colore.
  8. Predisporre elenchi dei soci e dei soci-volontari da trasmette alla polizza assicurativa.

BASE GIURIDICA DEI DATI TRATTATI:

Per le finalità da 1 a 7 il trattamento è necessario all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso, – all’art. 6, 1°comma, lett. b) del Regolamento (UE) 2016/679, (Codice Civile all’articolo 36 e Statuto di APS Colore).

Con riferimento alle Assemblee tenute in Videoconferenza (finalità 6), tale base giuridica è valida unicamente per i membri del CDA (in quanto prevista dallo statuto di APS Colore), quindi per gli altri soci l’Assemblea dei Soci può avvenire in videoconferenza solo in caso di disposizioni legislative specifiche che l’autorizzino – all’art. 6, 1°comma, lett. c).

Per le finalità 8 il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale (art. 18 del D.lgs. n. 117/2017 – Codice del Terzo Settore) al quale è soggetto il titolare del trattamento –  all’art. 6, 1°comma, lett. c) del Regolamento (UE) 2016/679.

NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI (EVENTUALE OBBLIGO DELLA COMUNICAZIONE DEI DATI E CONSEGUENZE):

Per le finalità da 1 a 7 la comunicazione dei dati da parte dell’interessato si rende necessaria ed obbligatoria ai fini della procedura di adesione all’APS Colore quindi per svolgere attività di volontariato (se richiesto dall’interessato).

La loro mancata comunicazione compreso un indirizzo di posta elettronico valido e funzionante (email), comporterà l’impossibilità di avanzare nel procedimento richiesto (tali email non riguardano l’invio delle informative previste dalla mailing “esterna” per la cui iscrizione è chiesto un consenso libero, separato e specifico).

Per la finalità 8 la comunicazione dei dati da parte dell’interessato si rende necessaria ed obbligatoria per adempiere ad un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento. La mancata comunicazione dei dati impedirà l’esecuzione dello stesso quindi comporterà la sospensione del rapporto in corso e/o l’avvio di comunicazioni formali e procedimenti idonei per l’ottenimento dei dati necessari.

I DESTINATARI DEI DATI PERSONALI:

Nello specifico i dati raccolti per il conseguimento delle finalità suesposte saranno trasmessi, oltre ai soggetti designati al trattamento sotto la responsabilità del Titolare del trattamento (ex art. 2 quaterdecies d.l, 101/2018), alla compagnia assicurativa (per la finalità 8), alla società che offre il servizio PEC se necessario (per le finalità 6 e 8). Alcuni dati personali (tranne residenza, email e telefono) sono inoltre accessibili ai soci iscritti all’albo che ne fanno richiesta. I soggetti esterni effettueranno le attività di trattamento dati in qualità di responsabili del trattamento dati (art 28 GDPR) o autonomi Titolari, secondo quanto stabilito nei contratti di designazione, attenendosi alle istruzioni impartite dal titolare o relativamente alla natura del trattamento.. Per le finalità 1,2,3, e 5,6,7 e 8, alcuni dei dati trattati potrebbero essere trasmessi a società fornitrici di servizi/piattaforme digitali e online di cui APS Colore si avvale (tra cui l’email con estensione @apscolore.org) e quindi trattati su server esterni di loro proprietà. Tali server esterni potrebbero trovarsi in paesi extra UE in virtù sia delle clausole contrattuali standard (SCC), sia dell’assenza di una comunicazione al Titolare da parte dei fornitori esportatori inerente l’impossibilità da parte degli stessi di poterle rispettare. Il Titolare nella misura delle responsabilità che gli competono, monitora le certificazioni e le modalità con cui i fornitori di tali servizi agiscono in qualità di responsabili dei dati per garantire che tali clausole esistano e siano in grado di garantire il rispetto di un livello di protezione sostanzialmente equivalente a quello garantito dal GDPR, così come previsto dalla normativa attuale. Per ogni specifica e informazione a riguardo rivolgersi al Titolare del trattamento.

Da parte di APS Colore i dati non verranno comunicati a terze parti per finalità ulteriori a quelle indicate e non saranno soggetti a processi decisionali interamente automatizzati, ivi compresa la profilazione, per la quale l’interessato ha diritto di opporsi ex art.21 GDPR.

Ai sensi e per gli effetti dell’art. 31 GDPR, fatti salvi altri eventuali obblighi di legge, APS Colore potrà comunicare o diffondere i dati oggetto del trattamento nell’adempimento ad ordini impartiti da Pubbliche Autorità e/o Organismi di Vigilanza.

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI:

I dati trattati saranno conservati per un arco di tempo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità indicate per le quali vengono trattati. A tale proposito si specifica che i dati dei soci e dei volontari attivi iscritti negli appositi albi saranno conservati fintanto che rimarranno tali, quindi una volta decaduti o dimessi saranno conservati integralmente fino al termine prescrizionale di 10 anni a decorrere dal termine del rapporto associativo o di volontariato. Nel caso in cui un socio decaduto o dimissionario venga riammesso come socio entro il termine previsto per la conservazione dei dati, tali termini prescrizionali verranno annullati e saranno sempre ricalcolati con decorrenza all’ultima data di dimissioni/decadimento del socio e/o del volontario. I dati dei soci e dei volontari espulsi o per i quali sono stati adottati provvedimenti disciplinari saranno conservati a tempo indeterminato nei limiti concessi dalle normative vigenti. I dati saranno quindi conservati per il tempo in cui l’APS Colore sia soggetta a obblighi di conservazione per altre finalità previste da norme di legge o regolamento, quindi per adempiere ad ordini impartiti da Pubbliche Autorità e/o Organismi di Vigilanza.

DIRITTI DELL’INTERESSATO:

L’interessato, gode di una serie di diritti volti a tutelare la sua persona, nonché la liceità e correttezza del trattamento dei dati, tra cui:

  • diritto di accesso ai propri dati personali ed alle informazioni relative agli stessi
  • diritto di rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti
  • diritto di cancellazione (“diritto all’oblio”) dei dati personali che lo riguardano (al verificarsi di una delle condizioni indicate nell’art. 17, paragrafo 1 del GDPR e nel rispetto delle eccezioni previste nel paragrafo 3 dello stesso articolo)
  • diritto di limitazione di trattamento dei propri dati personali al verificarsi di una delle condizioni indicate nell’art. 17, paragrafo 1 del GDPR e nel rispetto delle eccezioni previste nel paragrafo 3 dello stesso articolo
  • diritto alla portabilità dei dati nelle ipotesi in cui la base giuridica del trattamento sia il contratto o il consenso, e lo stesso sia effettuato con mezzi automatizzati, in un formato strutturato e leggibile su supporto automatico anche al fine di comunicare tali dati ad un altro titolare del trattamento;
  • diritto alla limitazione del trattamento dei suoi dati personali, al ricorrere di una delle ipotesi indicate nell’art. 18, paragrafo 1 del GDPR o di opporsi al ricorrere di situazioni particolari personali, quindi nei casi indicati nell’articolo 21 del del GDPR;
  • diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, limitatamente alle ipotesi in cui il trattamento sia basato sul suo consenso per una o più specifiche finalità e riguardi dati personali comuni (ad esempio data e luogo di nascita o luogo di residenza), oppure particolari categorie di dati (ad esempio dati che rivelano l’origine razziale, le opinioni politiche, le convinzioni religiose, lo stato di salute o la vita sessuale). Il trattamento basato sul consenso ed effettuato antecedentemente alla revoca dello stesso conserva, comunque, la sua liceità;
  • proporre reclamo a un’autorità di controllo (Autorità Garante per la protezione dei dati personali Piazza di Monte Citorio, 121 – 00186 Roma – www.garanteprivacy.it).

Per l’esercizio e la tutela dei vostri diritti, per ogni ulteriore informazione e per ottenere l’informativa estesa e dettagliata, è possibile rivolgersi al Titolare del trattamento dati chiamando il numero 0289539954 o scrivendo a privacy@associazionecolore.it

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