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AREA DATI “RAPPORTI DI LAVORO” – APS COLORE: INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI FORNITI – Reg2_sezione6.3_ v.15_11_2020

Ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e del d.lgs. 196/2003 (Codice Privacy), in relazione ai dati personali di cui APS Colore entrerà nella disponibilità in ragione della dell’attuazione degli adempimenti legislativi e fiscali cui è tenuta nei rapporti che intercorrono con la sua persona, Le comunichiamo quanto segue.

TITOLARE DEL TRATTAMENTO DEI DATI E RECAPITI:

Titolare del Trattamento dei dati è APS Colore, identificabile nella figura del Presidente Pro-tempore, domiciliato per la carica in Via Moncucco 29, 20142 Milano e che potrà essere contatto al numero di telefono 0289539954 o via email all’indirizzo privacy@associazionecolore.it.

LUOGO e MODALITÀ DEL TRATTAMENTO, TIPOLOGIA DEI DATI TRATTATI e CATEGORIE DEGLI INTERESSATI:

Il trattamento dei dati viene svolto dal Titolare e/o dai soggetti designati al trattamento sotto la responsabilità del Titolare del trattamento (ex art. 2 quaterdecies d.l, 101/2018), presso la sede di APS Colore o da remoto nel rispetto dei principi di correttezza, liceità e trasparenza previsti dal GDPR e dal novellato Codice Privacy garantendo l’integrità e riservatezza dei dati e con la piena tutela dei diritti degli interessati.

La raccolta dei dati avviene attraverso la compilazione di documentazione fiscale, contratti o a mezzo email, ed il loro trattamento mediante supporti cartacei e con l’ausilio di mezzi informatici e telematici. La tipologia dei dati personali richiesti riguardano dati identificativi diretti (es. nome, cognome, residenza, luogo di nascita), indiretti (codice fiscale) e relativi a comunicazioni elettroniche (telefono e email), dati bancari, oltre ad altri eventuali dati necessari per la gestione e la della documentazione contabile. In relazione al rapporto di lavoro il Titolare potrà trattare dati che la legge definisce “particolari” (Autorizzazione n. 1/2016 – Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili nei rapporti di lavoro – 15 dicembre 2016) in quanto idonei a rilevare ad esempio:

  1. uno stato generale di salute (malattia, maternità, infortunio, appartenenza a categorie protette), l’idoneità o meno a determinate mansioni (quale esito espresso da personale medico a seguito di visite mediche preventive/periodiche o richieste da Lei stesso/a);
  2. l’adesione ad un sindacato (assunzione di cariche e/o richiesta di trattenute per quote di associazione sindacale), l’adesione ad un partito politico o la titolarità di cariche pubbliche elettive (permessi od aspettativa), convinzioni religiose (festività religiose fruibili per legge).
  3. I dati di natura particolare, concernenti lo stato di salute, che tratta il medico competente nell’espletamento dei compiti previsti dal d.lgs. n. 81/08 e dalle altre disposizioni in materia di igiene e sicurezza nei luoghi di lavoro, per l’effettuazione degli accertamenti medici preventivi e periodici, verranno trattati presso il datore di lavoro esclusivamente dallo stesso medico. I soli giudizi sull’inidoneità verranno comunicati dal medico allo stesso datore di lavoro.

Potranno, inoltre, essere oggetto di trattamento i dati personali relativi a condanne penali, reati o misure di sicurezza.

Nella piena osservanza del disposto dell’art.5 GDPR la raccolta dei dati avviene presso gli interessati, di seguito indicati per categoria:

  • “Rapporti di lavoro” gli interessati che hanno un rapporto di lavoro con APS Colore

 Si rimandano inoltre gli interessati alle informative specifiche per quanto concerne il trattamento:

  • dei dati relativi ai rapporti generali che intercorrono con APS Colore (Informativa – Area Dati: Generale);
  • dei dati relativi ai rapporti associativi e di volontariato, cui sono interessati i soci ed i soci-volontari (Informativa – Area Dati: Soci e Soci-Volontari)
  • dei dati relativi all’iscrizione alla mailing list esterna, cui sono interessati coloro che vi si iscrivono; (Informativa – Area Dati: Mailing List Esterna);
  • dei dati relativi alle immagini, cui sono interessati tutti i Partecipanti alle attività ed i Frequentatori (Informativa – Area Dati: Immagini);
  • dei dati acquisiti attraverso il sistema di video sorveglianza cui sono interessati tutti i Frequentatori della sede associativa (Informativa – Area Dati: Videosorveglianza);
  • dei dati acquisiti attraverso il sito web di APS Colore e i social network cui sono interessati coloro che li visitano online: Utenti web (Informativa – Area Dati: Web Privacy).

ATTENZIONE: per il periodo indicato dalle Autorità competenti, durante il quale sarà necessario il trattamento dei dati personali per il contrasto e il contenimento del Covid19, si rimandano tutti gli interessati che accedono o intendono accedere alla sede Associativa (Frequentatori), allInformativa Area Dati: Prevenzione contagio Covid19)

FINALITÀ:

Il trattamento dei dati personali, anche particolari (ex dati sensibili), forniti in sede di assunzione, è finalizzato unicamente alla costituzione e alla gestione del rapporto di lavoro avviata per il conseguimento delle finalità associative del più generale scopo associativo e delle finalità istituzionali.

Per la realizzazione di tale finalità generale i dati saranno trattati per le seguenti finalità specifiche:

  1. Quantificare e pagare la retribuzione del lavoratore.
  2. Adempiere agli obblighi legali e contrattuali, anche collettivi, connessi al rapporto di lavoro.
  3. Perseguire, in generale, tutte le altre finalità amministrativo – contabili, connesse alla gestione del rapporto di lavoro in tutte le sue fasi, alla tenuta della contabilità e all’applicazione delle norme in materia fiscale, sindacale, previdenziale- assistenziale, di salute, igiene e sicurezza sul lavoro.
  4. Il trattamento dei dati dei lavoratori può riguardare anche il legittimo interesse del Titolare di perseguire finalità correlate al più ampio intervento associativo quindi ad altre finalità correlate e definite a livello contrattuale o per legge.
  5. In merito al sistema di videosorveglianza il titolare non ha finalità di controllo dei lavoratori Ai sensi dell’art. 3.1 del Provvedimento Generale del Garante sulla Videosorveglianza del 4.2004 e del Provvedimento a carattere generale in materia di videosorveglianza del 8.4.2010, La informiamo che APS Colore ha attivato un sistema di videosorveglianza, sia all’interno che all’esterno delle strutture, al fine di controllare gli accessi e le zone soggette a concreti pericoli. Trattandosi di riprese automatiche e generalizzate, il soggetto che accede alle aree videosorvegliate non può esimersi dalle riprese, che hanno esclusivamente la finalità di garantire la sicurezza dei frequentatori della sede associativa, nonché di assicurare la tutela del patrimonio associativo, contribuire a identificare eventuali autori di reati agevolando, in caso di commissione di fatti illeciti, l’eventuale tutela dei diritti violati. Mediante il sopra indicato sistema di videosorveglianza, potrebbero essere trattati anche dati personali che La riguardano, rappresentati da Sue immagini. A tale scopo, La informiamo che il trattamento dei dati rilevati tramite le telecamere persegue obiettivi legittimi ed è effettuato nel rispetto delle disposizioni dei sopra citati Provvedimenti Generali sulla videosorveglianza. N.B. Si rimanda a tale proposito all’informativa specifica “Video-sorveglianza”.

BASE GIURIDICA DEI DATI TRATTATI:

 Per le finalità 1, 2, 3 e 4 il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il titolare del trattamento –  all’art. 6, 1°comma, lett. c) del Regolamento (UE) 2016/679 – (obblighi disposti dalla legislazione nazionale e comunitaria in materia di diritto del lavoro e della sicurezza e protezione sociale nella misura autorizzata dal diritto dell’Unione Europea)

Per le finalità 2 e 3 (obblighi derivanti dal contratto di lavoro). il trattamento è necessario anche all’esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o all’esecuzione di misure precontrattuali adottate su richiesta dello stesso, – all’art. 6, 1°comma, lett.

  1. b) del Regolamento (UE) 2016/679,

Per le finalità 1,2,3 e 4 i dati personali saranno oggetto di trattamento ai fini della corretta gestione del rapporto di lavoro, anche in conformità alle condizioni per la liceità del trattamento sulla base del legittimo interesse di cui all’art. 6 lett. f) del Regolamento (UE) 2016/679-

Per la finalità 5 si rimanda all’informativa specifica “Video-sorveglianza”.

NATURA DEL CONFERIMENTO DEI DATI (EVENTUALE OBBLIGO DELLA COMUNICAZIONE DEI DATI E  CONSEGUENZE):

Il conferimento dei dati, per le finalità 1, 2, 3 e 4 è obbligatorio in quanto necessario per far fronte agli obblighi legali e contrattuali e pertanto l’eventuale rifiuto a fornirli in tutto o in parte può dar luogo all’impossibilità per l’Azienda di perfezionare il contratto di lavoro e per darvi esecuzione o di svolgere correttamente tutti gli adempimenti, quali quelli di natura retributiva, contributiva, fiscale e assicurativa, connessi al rapporto di lavoro.

Per la finalità 5 si rimanda all’informativa specifica “Video-sorveglianza”.

I DESTINATARI DEI DATI PERSONALI:

Nello specifico i dati raccolti per il conseguimento delle finalità suesposte saranno trasmessi oltre ai soggetti designati al trattamento sotto la responsabilità del Titolare del trattamento (ex art. 2 quaterdecies d.l, 101/2018), al commercialista incaricato da APS Colore, se e quando necessario alla società fornitrice del servizio di fatturazione elettronica e PEC.

Inoltre per le finalità inerenti i rapporti di lavoro sopra specificate i dati potranno essere trasmessi a:

  • Enti pubblici (es: INPS, INAIL, Ispettorato territoriale del lavoro, Agenzia delle Entrate);
  • Società o Enti che gestiscono fondi o casse di previdenza e assistenza;
  • Studi medici in adempimento degli obblighi in materia di igiene e sicurezza del lavoro;
  • Società e professionisti di elaborazione paghe;
  • Professionisti o società di servizi che operino per conto dell’Azienda;
  • Società di assicurazioni;
  • Istituti di credito;
  • Organizzazioni sindacali cui Lei abbia conferito specifico mandato;
  • Società/Enti che gestiscono fondi integrativi;
  • Società ed Enti di formazione ed Enti erogatori di fondi destinati alla copertura dei costi di formazione;

I soggetti esterni effettueranno le attività di trattamento dati in qualità di responsabili del trattamento dati (art 28 GDPR) o autonomi Titolari, secondo quanto stabilito nei contratti di designazione, attenendosi alle istruzioni impartite dal titolare o relativamente alla natura del trattamento.

Per le finalità da 1 a 4 alcuni dei dati trattati potrebbero essere trasmessi a società fornitrici di servizi/piattaforme digitali e online di cui APS Colore si avvale (tra cui l’email con estensione @apscolore.org) e quindi trattati su server esterni di loro proprietà. Tali server esterni potrebbero trovarsi in paesi extra UE in virtù sia delle clausole contrattuali standard (SCC), sia dell’assenza di una comunicazione al Titolare da parte dei fornitori esportatori inerente l’impossibilità da parte degli stessi di poterle rispettare. Il Titolare nella misura delle responsabilità che gli competono, monitora le certificazioni e le modalità con cui i fornitori di tali servizi agiscono in qualità di responsabili dei dati per garantire che tali clausole esistano e siano in grado di garantire il rispetto di un livello di protezione sostanzialmente equivalente a quello garantito dal GDPR, così come previsto dalla normativa attuale. Per ogni specifica e informazione a riguardo rivolgersi al Titolare del trattamento.

Da parte di APS Colore i dati non verranno comunicati a terze parti per finalità ulteriori a quelle indicate e non saranno soggetti a processi decisionali interamente automatizzati, ivi compresa la profilazione, per la quale l’interessato ha diritto di opporsi ex art.21 GDPR.

Ai sensi e per gli effetti dell’art. 31 GDPR, fatti salvi altri eventuali obblighi di legge, APS Colore potrà comunicare o diffondere i dati oggetto del trattamento nell’adempimento ad ordini impartiti da Pubbliche Autorità e/o Organismi di Vigilanza.

PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI:

I dati trattati saranno conservati per un arco di tempo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità indicate per le quali vengono trattati.

Nello specifico i dati dei rapporti di lavoro saranno conservati per tutta la durata del rapporto lavorativo, gli stessi dati e gli altri costituenti il Suo stato di servizio verranno conservati anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro per l’espletamento di tutti gli eventuali adempimenti connessi o derivanti dalla conclusione del rapporto di lavoro per il periodo di durata prescritto dalle leggi di tenuta dei dati del Libro Unico del lavoro e secondo il termine di prescrizione dei diritti scaturenti dal rapporto lavorativo.

I dati saranno quindi conservati per il tempo in cui l’APS Colore sia soggetta a obblighi di conservazione per altre finalità previste da norme di legge o regolamento, quindi per adempiere ad ordini impartiti da Pubbliche Autorità e/o Organismi di Vigilanza.

DIRITTI DELL’INTERESSATO:

L’interessato, gode di una serie di diritti volti a tutelare la sua persona, nonché la liceità e correttezza del trattamento dei dati, tra cui:

  • diritto di accesso ai propri dati personali ed alle informazioni relative agli stessi
  • diritto di rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti
  • diritto di cancellazione (“diritto all’oblio”) dei dati personali che lo riguardano (al verificarsi di una delle condizioni indicate nell’art. 17, paragrafo 1 del GDPR e nel rispetto delle eccezioni previste nel paragrafo 3 dello stesso articolo)
  • diritto di limitazione di trattamento dei propri dati personali al verificarsi di una delle condizioni indicate nell’art. 17, paragrafo 1 del GDPR e nel rispetto delle eccezioni previste nel paragrafo 3 dello stesso articolo
  • diritto alla portabilità dei dati nelle ipotesi in cui la base giuridica del trattamento sia il contratto o il consenso, e lo stesso sia effettuato con mezzi automatizzati, in un formato strutturato e leggibile su supporto automatico anche al fine di comunicare tali dati ad un altro titolare del trattamento;
  • diritto alla limitazione del trattamento dei suoi dati personali, al ricorrere di una delle ipotesi indicate nell’art. 18, paragrafo 1 del GDPR o di opporsi al ricorrere di situazioni particolari personali, quindi nei casi indicati nell’articolo 21 del GDPR.
  • diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento, limitatamente alle ipotesi in cui il trattamento sia basato sul suo consenso per una o più specifiche finalità e riguardi dati personali comuni (ad esempio data e luogo di nascita o luogo di residenza), oppure particolari categorie di dati (ad esempio dati che rivelano l’origine razziale, le opinioni politiche, le convinzioni religiose, lo stato di salute o la vita sessuale). Il trattamento basato sul consenso ed effettuato antecedentemente alla revoca dello stesso conserva, comunque, la sua liceità;
  • proporre reclamo a un’autorità di controllo (Autorità Garante per la protezione dei dati personali Piazza di Monte Citorio, 121 – 00186 Roma – www.garanteprivacy.it).

Per l’esercizio e la tutela dei vostri diritti, per ogni ulteriore informazione e per ottenere l’informativa estesa e dettagliata, è possibile rivolgersi al Titolare del trattamento dati chiamando il numero 0289539954 o scrivendo a privacy@associazionecolore.it

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